POLAR A.Ş tarafından geliştirilen ve kullanımı oldukça kolay ve şu an dünya da bir benzeri olmayan donanım ve yazılımdan oluşan bir sistemdir.Sistem içinde RF-ID teknolojisi kullanılmıştır.

Sistem Genel ve noktasal anlamda her türlü sıcak ve soğuk satış, pazarlama ve dağıtım yapan işletme ve kuruluşlarda çalışan Satış Elemanları , Pazarlama Elemanları, Sevkiyat elemanları, Tanzim Teşhir elemanları ve ilgili tüm saha çalışanları ve yöneticilerinin Sahadaki çalışmalarını ve müşteri ziyaretlerini % 100 oranında takip ve kontrol eden bir sistemdir.

BDS Eleman Kontrol ve Takip Sisteminin çalışma şekli aşağıda 4 madde olarak gösterilmiştir.

1. Her ST (Satış Temsilcisine )'ne bir adet sistem okuyucusu verilecektir.

2. ST, kendisi için tanımlanmış bu okuyucu ile ziyaret edeceği bayilerdeki noktaya yaklaşıp , tek bir tuşla nokta bilgisini yükleyecektir.

3.ST, rutundaki bayileri gezdikten sonra merkeze okuyucusunu teslim edecek ve ziyaretlerle ilgili bigiler okuyucu üzerindeki USB port vasıtasıyla sisteme aktarılacaktır.

4. ST den sorunmlu birim amirleri ve üst yöneticiler Eleman takip ve kontrol yazılımını kullanarak ST'nin gün içinde yaptığı veya yapmadığı ziyaretleri görecek ve Eleman takip ve kontrol sistemi içinde yer alan tüm sorgulama ve analiz sonuçlarını elde edeceklerdir.

1. Her ST (Satış Temsilcisi )'ne bir adet sistem okuyucusu verilecektir. Bu okuyucu RF-ID (Radyo Frekansı) yöntemiyle çalışmakta ve avuçiçine rahatlıkla sığmaktadır. Taşıması ve kullanımı oldukça kolaydır.Eleman Takip ve Kontrol Sistemi'nin önemli bir parçasıdır. Sistem içinde her kullanıcı için 1 adet okuyucu tanımlanmıştır.Fakat istendiğinde, bir ST için tanımlanmış okuyucu diğer ST için tanımlanabilmektedir. Dolayısı ile o gün rut'a çıkamayacak olan ST'nin okuyucusunı bir başkası kullanabilecektir.

Sistem içinde diğer önemli bir unsur "Nokta" lardır. Şu anda Ankara ve bağlı ilçelerde yaklaşık 12.000 bayiye bu noktalar takılmaktadır.Bayilere takılan noktalarda o bayilere ilişkin bilgiler yer almaktadır :

• Bayi adı,
• soyadı,
• adresi,
• kodu,
• telefonu,
• vergi nosu, vb.

2. ST, kendisi için tanımlanmış bu okuyucu ile ziyaret edeceği bayilerdeki noktaya yaklaşıp , tek bir tuşla nokta bilgisini okuyucuya yükleyecektir.

ST ler kendilerine verilmiş okuyucu ile beraber satış güzergahı içinde bulunan veya rut'unda tanımlanmış bayileri ziyaret ederler.

ST, elindeki okuyucu ile bayi içinde harhangi bir yere yerleştirilmiş ve metal 1 ytl nin 1.5 katı büyüklüğündeki nokta'ya en fazla 5cm uzaklıkta yaklaşacak ve okuyucunun tek bir tuşuna basarak, noktadaki bilgiyi okuyucuya yükleyecektir. ST elindeki okuyucunun düğmesine bastığında kırmızı LED lambası yanacak ve alet bip sesi çıkararak yüklemenin bittiğini gösterecektir. Bu okutma işlemi en fazla birkaç saniye sürmektedir.

ST bu okutma ve yükleme işini yapabilmek için mutlaka bayi içine girmeli ve noktaya 5 cm kadar yakınlaşmalıdır. İçeri girmeden ve noktaya yakınlaşmadan okuma işlemini tamamlayamayacak ,dolayısı ile ST'nin ziyaret bilgileri sistem içinde görünmeyecek ve o bayiye uğramadığı varsayılacaktır.

Yapılan testlerde %100 e varacak şekilde başarılı sonuçlar alınmış ve her defaısında okuyucunun noktaya 5 cm yaklaştırıldığında okuduğu ve yükleme yaptığı görülmüştür.

Bu başarılı testler; bize ilerde ST'lerin noktayı okuttum ama bilgileri yüklememiş bahanesini geçersiz kılacaktır. STler tek bir tuşa bastıklarında, okuyucudan gelen bip sesi ve LED lambasının yanıp sinyal göndermesi ile okuma işleminin tamamlandığını rahatlıkla anlayabilirler.

3.ST, rutundaki bayileri gezdikten sonra merkeze okuyucusunu teslim edecek ve ziyaretlerle ilgili bigiler okuyucu üzerindeki USB port vasıtasıyla sisteme aktarılacaktır.

ST gün içinde satış güzergahı üzerinde veya daha önceden tanımlanmış (BKZ. optimum rut) rut listesi içinde bulunan tüm bayileri gezdikten ve okutma işlemlerini yaptıktan sonra merkeze dönecek ve elindeki okuyucuyu sistemden sorumlu kişilere teslim edecektir.

Sorumlu kişiler, okuyucu üzerinde bulunan USB port vasıtasıyla ST tarafından sahadan toplanmış bayiler ile ilgili ziyaret bilgilerini sisteme aktaracaktır.

Bu aktarma işlemi yine bir kaç saniye sürmektedir.

4. ST den sorumlu birim amirleri ve üst düzey yöneticiler Eleman takip ve kontrol yazılımını kullanarak ST'nin gün içinde yaptığı veya yapmadığı ziyaretleri görecek ve Eleman takip ve kontrol sistemi içinde yer alan tüm sorgulama ve analiz sonuçlarını elde edeceklerdir.

Sistem sorumluları ve üst düzey yöneticiler sistem içinde yer alan sorgulama ve analiz yazılımları ile ST'lerin performanslarını, her bayideki ziyaret sürelerini, iki bayi arasında geçen süreyi, rut içinde ziyaret yapılmamış veya tanımlanan süreden daha az sürede bayilerde kalmış veya bu sürenin dışına taşmış ST bilgilerini alabilirler. Bu bilgiler, sistem içinde bir veri tabanında tutulacak , geçmişe dönük sorgulamalar yapılacak, ve dolayısı ile iş veriminin artırımına yönelik planlama ve stratejiler üretilecektir. Sistem sorumluları ve üst düzey yöeneticiler Eleman takip ve kontrol sistemi içinde anlatılan tüm özellikleri kullanabileceklerdir.